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Conselhos úteis a adoptar pelos trabalhadores do Município de Mogadouro no envio de E-mail
Ao redigir as suas mensagens, observe as instruções a seguir indicadas e crie uma impressão de eficiência e profissionalismo.
Tamanho dos anexos
Não enviar emails com ficheiros anexos de tamanho superior a 10Mb.
Cuidados a ter na redacção
A facilidade para escrever e enviar uma mensagem estimula a informalidade. Aproveite esse benefício sem cair no desleixo: dedique tempo para redigir e-mails com clareza e objectividade se não quiser confundir (ou aborrecer) o destinatário.
Tente ser objectivo e separar os assuntos com clareza
Sem excessos
Além de irritantes, as mensagens longas e repetitivas dificilmente conseguem transmitir as informações desejadas com eficiência e rapidez.
Moderação no texto
Na hora de escrever um e-mail, pode ser tentador incluir todas as pessoas conhecidas na lista de destinatários. Lembre-se que a sua mensagem é apenas mais uma na caixa de entrada e, se quiser que seja lida com atenção, ela terá de ser bem elaborada.
Em nome da clareza
Se quiser que o seu e-mail seja lido, dedique atenção para a identificação do assunto. Em vez de tentar resumir o conteúdo no título, escreva a mensagem primeiro leia-a e depois elabore a identificação. Prefira usar poucas palavras, pois frases longas demais não aparecem inteiras na caixa de identificação de diversos programas de gestão de e-mail.
Escrita objectiva
Aprenda a escrever mensagens de leitura fácil e a transmitir o que é importante sem desperdiçar o tempo das pessoas.
Como responder
Mantenha a mesma identificação do assunto (numa resposta, ela virá precedida da sigla “Re:”), pois a medida facilita a organização por tema no momento de arquivar os assuntos. Para redigir a resposta, acrescente os seus comentários no início do texto, insira algumas observações ao longo da mensagem e apague o que não tiver importância. Se cada pessoa que ler e devolver a mensagem adicionar um bloco de texto no início, o e-mail corre o risco de ficar imenso.
Clareza na comunicação
Ao contrário do que ocorre com cartas, os e-mails são informais e em geral têm um tom coloquial. No entanto, alguns destinatários podem interpretar de maneira errada. Ao escrever, pense em quem vai ler e reserve a intimidade para os amigos.
Seja objectivo e aumente as hipóteses de ser compreendido
O perigo das emoções
Quando estiver nervoso(a) ou alterado(a), preste o dobro de atenção às mensagens que pretende enviar, pois por vezes um e-mail que julgue inofensivo pode conter emoções que não precisam ser transmitidas. Escrever com neutralidade nos momentos de agitação não é fácil, e a leitura feita pelo destinatário pode agravar ainda mais a situação. Se tiver dúvidas, elabore uma mensagem “difícil” mas não a envie: faça uma leitura atenta depois de um intervalo.
Nos e-mails profissionais, evite ironias
Procure ajuda
Quando se sentir cansado(a) ou sob pressão, pode ser útil pedir a opinião de um colega antes de mandar uma mensagem. Mostre o e-mail a uma pessoa não envolvida e peça o seu parecer sincero.
Resumo das sugestões:
- Seja conciso, vá directo ao assunto;
- Mas cuidado com a brevidade, para que não falte informação essencial;
- Use a gramática adequada e pontuação;
- Personalize o e-mail de acordo com o destinatário;
- Não anexe arquivos desnecessários muito menos com tamanho superior a 10Mb;
- Não abuse da opção de alta prioridade, para que não perca a importância;
- Responda no próprio email recebido para que o histórico fique anexo;
- Leia o email antes de o enviar. Depois leia novamente e aplique um corretor ortográfico;
- Não abuse da opção “Responder a todos”
- Cuidado com abreviações e ícones “emoticons”;
- Não copie uma mensagem ou anexo sem autorização;
- Não abuse do URGENTE e IMPORTANTE para não cair em descrédito;
- Não discuta assuntos confidenciais por email;
- Utilize um assunto (subject) que faça sentido;
- Evite longas sentenças.
José Manuel Preto - Agosto 2011
Edital da 13ª Sessão Ordinária (339)
